ถ้าวันหนึ่งต้องย้ายออกจากบัญชี LINE OA เดิม เอาข้อมูลเพื่อนออกได้แค่ไหน

สมมติเจ้าของร้านตัดสินใจย้ายไปใช้ OA ตัวใหม่ที่ตั้งภายใต้บริษัทใหม่ เขาสั่งแอดมินว่า ‘ส่งออกรายชื่อเพื่อนทั้งหมดมาด้วยนะ เดี๋ยวเอาไปใส่บัญชีใหม่’ แอดมินเงียบไปครู่หนึ่งก่อนตอบว่า น่าจะไม่มีปุ่มแบบนั้น

การโอนความเป็นเจ้าของบัญชีมีบทความอธิบายแล้ว บทความนี้ตอบอีกคำถาม คือเมื่อต้องย้ายไปบัญชีใหม่จริง ข้อมูลอะไรเอาออกได้แค่ไหน ผมเขียนจากความเข้าใจเอกสารของ LINE ณ ตอนนี้ ซึ่งเปลี่ยนได้ ทุกข้อที่เขียนว่า ‘ตรวจ’ ให้เปิดยืนยันกับเมนูในบัญชีของคุณก่อนวางแผน

ข้อมูลสามชั้นที่ต้องแยกให้ออก

คำว่า ‘ข้อมูลใน OA’ ปนกันอยู่สามเรื่องที่ย้ายได้ยากง่ายต่างกันมาก แยกให้ชัดก่อนวางแผน

ปัญหา user ID ที่มักถูกลืมก่อนย้าย

ตามความเข้าใจของผม รหัสผู้ใช้ที่ได้จาก Messaging API ถูกออกให้ตามผู้ให้บริการ (provider) ที่ OA สังกัด ถ้าย้ายไปบัญชีที่อยู่ใต้ provider อื่น รหัสเดิมของลูกค้าคนเดียวกันจะเป็นคนละค่า ประเด็นนี้ให้ตรวจกับเอกสารผู้พัฒนาก่อนวางแผน

ถ้าเป็นจริง ตารางที่ผูกรหัสผู้ใช้เดิมกับเบอร์หรือเลขออเดอร์ที่คุณเก็บเอง คือสะพานเดียวที่จะรู้ว่าคนใหม่ในบัญชีใหม่คือคนไหนในฐานข้อมูลเดิม วิธีสร้างตารางแบบนี้อยู่ใน การระบุที่มาด้วยรหัสผู้ใช้ LINE และ การผูกรหัสลูกค้ากับ LINE OA ส่วนร้านที่ลงทะเบียนออเดอร์ไว้โดยใช้ชื่อแสดงอย่างเดียว ตรวจปัญหาเรื่องชื่อไม่ตรงได้ใน ตัวตนบัญชี LINE ไม่ตรงกับออเดอร์

ตรวจสต็อกข้อมูลก่อนวันที่ต้องย้าย

1. สำรองข้อความต้อนรับ ข้อความตอบกลับอัตโนมัติ และภาพ rich menu พร้อมจดตำแหน่งปุ่มและลิงก์ปลายทางทุกปุ่ม
2. ดึงสถิติรายเดือนย้อนหลังเท่าที่ระบบให้ส่งออก เพราะหลังปิดบัญชีจะกลับมาดูไม่ได้
3. สร้างหรือตรวจตารางจับคู่รหัสผู้ใช้กับเบอร์หรือเลขออเดอร์ให้ครอบคลุมลูกค้าที่ซื้อใน 12 เดือนล่าสุด
4. แท็กกลุ่มลูกค้าสำคัญในฐานข้อมูลของตัวเอง เช่น ซื้อซ้ำ ยอดสูง เพราะแท็กที่อยู่ในบัญชีเดิมอาจตามไปไม่ได้ ตรวจว่ามีเมนูส่งออกหรือไม่
5. ตรวจว่าแชทที่ต้องเก็บตามข้อกำหนดภาษี ข้อพิพาท หรือบริการหลังการขาย มีสำเนานอกระบบหรือยัง แนวทางอยู่ใน การตรวจนโยบายเก็บประวัติแชท
6. จดรายชื่อผู้ดูแลและสิทธิ์เข้าถึง รวมถึงเครื่องมือภายนอกที่เชื่อมกับ OA เดิม จะได้ตัดและตั้งใหม่ได้ครบ

ชวนเพื่อนย้ายบัญชีด้วยบัญชีเดิมที่ยังเปิดอยู่

เมื่อเพื่อนย้ายตามไม่ได้ ช่วงที่บัญชีเดิมยังส่งข้อความได้จึงมีค่ามาก ข้อความที่ผมเคยเห็นได้ผลคือแบบสั้นและบอกเหตุผลให้ลูกค้าเห็นประโยชน์ เช่น ‘ร้านย้ายไปบัญชีใหม่ กดเพิ่มเพื่อนตรงนี้ เพื่อรับสิทธิ์ส่วนลดและสถานะพัสดุต่อเนื่อง บัญชีเดิมจะปิดวันที่ …’ ใส่ปุ่มเพิ่มเพื่อน ไม่ใช่แค่ข้อความ

ใช้ช่องทางอื่นช่วยด้วย เช่น ปุ่มใน rich menu คิวอาร์ในกล่องพัสดุ และข้อความทักหลังซื้อ ส่วนอัตราที่เพื่อนจะย้ายตามจริง ผมไม่มีเกณฑ์กลาง สมมติมีเพื่อน 10,000 คน และตั้งเป้าย้ายได้ 20% คือ 2,000 คน ตัวเลขนี้ควรอ้างกับลูกค้าที่ซื้อใน 12 เดือนล่าสุดมากกว่าจำนวนเพื่อนทั้งหมด เพราะเพื่อนจำนวนมากบล็อกหรือเงียบไปแล้ว

ถ้าบัญชีถูกระงับก่อนได้ชวนใคร

กรณีนี้ไม่มีเวลาชวนใครเลย ข้อมูลที่ร้านเก็บเองนอกระบบ LINE จึงเป็นทุกอย่างที่เหลือ ร้านที่เก็บเพียงประวัติแชทไว้ในระบบเดียวจะเสียทั้งหมด วางแผนสำรองไว้ตั้งแต่วันนี้ตามที่เล่าไว้ใน แผนสำรองเมื่อ LINE OA ถูกระงับ

ความต่างระหว่างสองกรณีคือ ถ้าย้ายตามแผน คุณเสียเพื่อนที่เงียบไปแล้วบางส่วน ถ้าโดนระงับกะทันหัน คุณเสียช่องทางสื่อสารกับลูกค้าทุกคนพร้อมกัน

ข้อมูลส่วนบุคคลของเพื่อนที่เอาไปใช้ต่อได้แค่ไหน

ถ้าเจ้าของข้อมูลคือนิติบุคคลเดียวกันและวัตถุประสงค์การใช้ข้อมูลยังเหมือนเดิม การย้ายฐานข้อมูลไปไว้กับบัญชีใหม่ มักไม่ได้ทำให้เกิดผู้ควบคุมข้อมูลรายใหม่ แต่ถ้าย้ายเพราะขายกิจการหรือเปลี่ยนนิติบุคคล สถานการณ์เปลี่ยนไป ต้องดูว่าฐานทางกฎหมายและประกาศความเป็นส่วนตัวครอบคลุมหรือไม่ นี่เป็นหลักคิดทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญก่อนย้ายข้อมูลลูกค้าจริง

เรื่องสิทธิ์ของเจ้าของข้อมูลและความเป็นเจ้าของข้อมูลในโครงสร้างองค์กรเล่าไว้ใน ธรรมาภิบาลและความเป็นเจ้าของข้อมูล LINE และกรณีขายสาขาอยู่ใน การโอน OA เมื่อขายสาขาแฟรนไชส์

สรุป

ถ้ายังไม่มีแผนย้าย ให้เริ่มจากสิ่งเดียวที่เป็นของคุณแน่นอน คือตารางจับคู่รหัสผู้ใช้กับเบอร์หรือเลขออเดอร์ในฐานข้อมูลที่คุณคุมเอง สิ่งนี้ใช้ประโยชน์ได้ทุกวันไม่ว่าจะย้ายหรือไม่

ส่วนเรื่องที่ตรวจไม่ได้จากบทความนี้ คือเมนูส่งออกในบัญชีคุณและเงื่อนไขล่าสุดของ LINE ให้นัดตรวจกันภายในเดือนนี้ แล้วบันทึกผลไว้เป็นเอกสารของทีม

• เก็บข้อมูลสำคัญนอกระบบของ LINE ตั้งแต่ตอนนี้
• เพื่อนต้องกดเพิ่มบัญชีใหม่เอง จึงต้องชวนก่อนปิดบัญชีเดิม

คำถามที่พบบ่อย