ออกแบบแดชบอร์ดที่บัญชีกับมาร์เก็ตติ้งดูตัวเลขชุดเดียวกันได้ โดยไม่ทะเลาะกันทุกสิ้นเดือน

ทุกสัปดาห์มีประชุมหนึ่งที่หลายบริษัทเจอซ้ำ ๆ คือทีมมาร์เก็ตติ้งพูดว่า ‘สัปดาห์นี้ได้ลีดเพิ่ม 30%’ ด้วยความภูมิใจ แล้วทีมบัญชีก็สวนกลับว่า ‘แต่รายได้ที่โอนเข้าจริงลดลง’ ทั้งสองฝ่ายพูดถูกทั้งคู่ เพียงแต่นับคนละตัวเลข ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ใครโกหก แต่อยู่ที่ไม่เคยมีใครนั่งนิยามให้ตรงกันว่า ‘ตัวเลขที่ทั้งสองฝ่ายจะดูร่วมกัน’ คืออะไรกันแน่

แดชบอร์ดที่ทำขึ้นเพื่อรายงานบอร์ดบริหารรายไตรมาส มักสวยงามแต่ใช้งานจริงรายวันไม่ได้ เพราะออกแบบมาเพื่อเล่าเรื่องให้ผู้บริหารระดับสูงฟัง ไม่ใช่เพื่อให้สองทีมปฏิบัติการดูแล้วปรับงานได้ทันที บทความนี้จะพูดถึงแดชบอร์ดอีกแบบหนึ่ง คือแดชบอร์ดที่ใช้งานทุกวันระหว่างทีมบัญชีกับทีมมาร์เก็ตติ้งโดยเฉพาะ

ขั้นแรกไม่ใช่ออกแบบหน้าจอ แต่คือนั่งนิยามตัวเลขร่วมกัน

ก่อนจะเลือกเครื่องมือหรือดีไซน์แดชบอร์ด ทั้งสองฝ่ายต้องนั่งคุยกันก่อนว่าคำแต่ละคำหมายถึงอะไร เช่น ‘ลีด’ หมายถึงทุกคนที่ทักเข้ามา หรือเฉพาะคนที่มีแนวโน้มซื้อจริง ‘ยอดขาย’ นับตอนลูกค้าตกลงปากเปล่า หรือนับตอนโอนเงินเข้าบัญชีแล้ว ถ้าไม่ตกลงกันตรงนี้ก่อน แดชบอร์ดที่สร้างมาจะสวยแค่ไหนก็ยังทะเลาะกันอยู่ดี

ชุดตัวเลขหลักที่ควรอยู่ในแดชบอร์ดร่วม พร้อมเจ้าของข้อมูล

ความถี่ในการอัปเดต และใครควรเข้าถึงได้

แดชบอร์ดใช้งานรายวันไม่จำเป็นต้องอัปเดตทุกตัวเลขแบบเรียลไทม์ ตัวเลขที่เปลี่ยนเร็วอย่างจำนวนทักหรือค่าแอดควรอัปเดตรายวัน ส่วนรายได้ที่ยืนยันแล้วอาจอัปเดตทุก 2-3 วันก็เพียงพอ เพราะต้องรอกระบวนการกระทบยอดตามที่กล่าวถึงในการกระทบยอดค่าแอดกับรายได้ก่อน การตั้งความคาดหวังเรื่องความถี่ให้ชัดจะช่วยลดคำถามซ้ำ ๆ ว่าทำไมตัวเลขไม่อัปเดต

เรื่องสิทธิ์การเข้าถึงก็สำคัญไม่แพ้กัน ทีมมาร์เก็ตติ้งควรเห็นตัวเลขต้นทุนได้ ไม่ใช่แค่ทีมบัญชีที่เห็นฝ่ายเดียว เพราะถ้าทีมมาร์เก็ตติ้งไม่เห็นต้นทุนที่แท้จริง จะตัดสินใจเรื่องงบโดยขาดบริบทสำคัญไปครึ่งหนึ่ง

ระวังอย่าให้แดชบอร์ดเต็มไปด้วยตัวเลขที่ดูดีแต่ตัดสินใจอะไรไม่ได้

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือใส่ตัวเลขทุกอย่างที่มีลงแดชบอร์ด จนกลายเป็นหน้าจอที่สวยแต่ไม่มีใครรู้ว่าควรมองตัวเลขไหนก่อน แดชบอร์ดที่ดีควรตอบคำถามได้ชัดว่า ‘วันนี้ต้องตัดสินใจอะไร’ ไม่ใช่แค่โชว์ว่ามีข้อมูลอะไรบ้าง ถ้าตัวเลขไหนไม่ได้นำไปสู่การตัดสินใจอะไรเลย ให้ตัดออกจากแดชบอร์ดหลัก แล้วเก็บไว้ในรายงานแยกต่างหากแทน ตัวเลขอย่างcontribution margin ต่อแหล่งที่มาของลีด เป็นตัวอย่างที่ควรอยู่ในแดชบอร์ดหลัก เพราะนำไปสู่การตัดสินใจโยกงบได้โดยตรง

สรุป

แดชบอร์ดที่ดีไม่ได้วัดกันที่ความสวยงามหรือจำนวนกราฟ แต่วัดกันที่ว่าทั้งสองฝ่ายมองตัวเลขชุดเดียวกันแล้วเข้าใจตรงกันหรือไม่ ถ้าทีมบัญชีกับทีมมาร์เก็ตติ้งยังต้องมานั่งเถียงกันทุกสัปดาห์ว่าตัวเลขใครถูก แปลว่าปัญหาไม่ได้อยู่ที่เครื่องมือ แต่อยู่ที่ยังไม่เคยนิยามร่วมกันจริง ๆ

เริ่มจากตัวเลขหลักไม่กี่ตัวที่ทั้งสองฝ่ายตกลงนิยามตรงกัน แล้วค่อย ๆ ขยาย ความสำเร็จของแดชบอร์ดนี้วัดจากการที่ประชุมสิ้นเดือนเถียงกันน้อยลง ไม่ใช่จากจำนวนตัวเลขที่ใส่ไว้บนหน้าจอ

• นิยามตัวเลขร่วมกันก่อนออกแบบหน้าจอ ไม่ใช่ทำกลับกัน
• แบ่งเจ้าของข้อมูลให้ชัดต่อแต่ละตัวเลข พร้อมความถี่อัปเดตที่เหมาะสม
• ตัดตัวเลขที่ไม่นำไปสู่การตัดสินใจออกจากแดชบอร์ดหลัก

คำถามที่พบบ่อย