พยากรณ์เงินสด 6 สัปดาห์ข้างหน้า จากดีลที่ยัง ‘ไม่ปิด’ ในแชท ไม่ใช่แค่จากยอดที่ปิดแล้ว

ทุกสิ้นเดือนฝ่ายบัญชีจะถามฝ่ายขายคำถามเดิมว่า ‘เดือนหน้าจะปิดได้เท่าไหร่’ แล้วฝ่ายขายก็มักตอบด้วยความรู้สึกว่า ‘น่าจะโอเค’ ซึ่งเป็นคำตอบที่ใช้วางแผนจ่ายเงินเดือนหรือชำระซัพพลายเออร์ไม่ได้เลย สิ่งที่ผมเจอบ่อยในธุรกิจที่ปิดการขายในแชทคือ ข้อมูลที่จะตอบคำถามนี้ได้แม่นกว่าความรู้สึกมันมีอยู่แล้ว แค่ไม่มีใครหยิบมาใช้ นั่นคือดีลที่ค้างอยู่ในแชท ทุกวันนี้

ลองนึกภาพร้านหนึ่งที่มีคนทักเข้ามาสัปดาห์ละ 400 คน แบ่งเป็นคนที่เพิ่งถามราคา 250 คน คนที่ต่อรองอยู่ 90 คน และคนที่กำลังจะโอนภายในสัปดาห์นี้อีก 60 คน ถ้าฝ่ายบัญชีรู้ว่าในอดีต 3 กลุ่มนี้ปิดจริงในอัตราเท่าไหร่ ก็สามารถคำนวณล่วงหน้าได้ทันทีว่าอีกกี่สัปดาห์ข้างหน้าน่าจะมีเงินเข้าเท่าไหร่ โดยไม่ต้องรอให้ดีลปิดแล้วค่อยรู้

บทความนี้จะพาไปดูวิธีสร้างโมเดลพยากรณ์แบบนี้ทีละขั้น ตั้งแต่ตัวเลขที่ต้องดึงจากระบบแชท ไปจนถึงวิธีปรับน้ำหนักตามสเตจของดีล เพื่อให้ได้ตัวเลขที่ใช้วางแผนเงินสดได้จริง ไม่ใช่แค่เดาใจฝ่ายขาย

ทำไมพยากรณ์จากยอดขายที่ปิดแล้ว ถึงสายเกินไปเสมอ

ปัญหาของการพยากรณ์เงินสดแบบเดิมคือมันมองย้อนหลัง ยอดขายที่ปิดแล้วในเดือนนี้บอกได้แค่ว่าเดือนที่แล้วทำอะไรไว้ถูก แต่ไม่ได้บอกว่าอีก 4-6 สัปดาห์ข้างหน้าเงินจะไหลเข้าเท่าไหร่ ทั้งที่ในความเป็นจริง ดีลที่จะกลายเป็นรายได้ของเดือนหน้าส่วนใหญ่ ‘อยู่ในแชท’ ของทีมขายแล้วตั้งแต่วันนี้

จุดที่ฝ่ายบัญชีมักพลาดคือคิดว่าข้อมูลพวกนี้เป็นของฝ่ายขายอย่างเดียว ทั้งที่จริง ๆ แล้วถ้าดึงมาผ่านระบบที่ผูกที่มาของทักและความเร็วในการตอบกลับไว้ด้วย จะเห็นภาพชัดขึ้นมากว่าแต่ละดีลมีโอกาสปิดสูงหรือต่ำแค่ไหน ไม่ใช่แค่นับจำนวนคนที่ทักเข้ามา

สามชุดข้อมูลที่ต้องดึงจากท่อดีลก่อนเริ่มพยากรณ์

ก่อนจะสร้างโมเดลได้ ต้องมีข้อมูลดิบสามชุดนี้ให้ครบก่อน โดยส่วนใหญ่ระบบแชทหรือ CRM ที่ผูกกับแอดอยู่แล้วมักมีข้อมูลนี้ซ่อนอยู่ เพียงแต่ไม่มีใครดึงออกมาจัดกลุ่ม:

• จำนวนดีลต่อสเตจ — แยกคนที่เพิ่งทักถามราคา คนที่กำลังต่อรอง และคนที่นัดโอนแล้วแต่ยังไม่โอน ให้เป็นสามกลุ่มแยกกันทุกสัปดาห์
• อัตราปิดจริงเฉลี่ยของแต่ละสเตจ — ย้อนดูข้อมูล 8-12 สัปดาห์ที่ผ่านมาว่าคนในแต่ละกลุ่มปิดจริงกี่เปอร์เซ็นต์ ไม่ใช่เดาเอาว่ากลุ่มไหนน่าจะปิดง่าย
• มูลค่าเฉลี่ยต่อดีลของแต่ละสเตจ — บางธุรกิจดีลที่เพิ่งเริ่มคุยมีมูลค่าเฉลี่ยต่ำกว่าดีลที่ต่อรองใกล้ปิด เพราะคนที่ต่อรองมักเป็นคนที่ตัดสินใจซื้อของราคาสูงกว่าอยู่แล้ว

สร้างโมเดลถ่วงน้ำหนักตามสเตจ แทนการนับดีลเท่ากันหมด

หัวใจของโมเดลนี้คือ ไม่นับดีลทุกสเตจเท่ากัน เพราะดีลที่นัดโอนแล้วมีโอกาสกลายเป็นเงินจริงสูงกว่าดีลที่เพิ่งทักถามราคาหลายเท่า วิธีคำนวณคือเอาจำนวนดีลในแต่ละสเตจ คูณด้วยอัตราปิดจริงของสเตจนั้น คูณด้วยมูลค่าเฉลี่ยต่อดีล แล้วรวมทั้งสามสเตจเข้าด้วยกัน ตัวอย่างน้ำหนักตั้งต้นที่พอใช้ได้:

ตัวอย่างคำนวณเงินสดที่น่าจะเข้าใน 4 สัปดาห์ข้างหน้า

สมมติสัปดาห์นี้มีดีลเพิ่งทักถามราคา 250 ดีล มูลค่าเฉลี่ย 800 บาท, ดีลต่อรองอยู่ 90 ดีล มูลค่าเฉลี่ย 1,500 บาท และดีลนัดโอนแล้ว 60 ดีล มูลค่าเฉลี่ย 1,800 บาท เมื่อคูณด้วยอัตราปิดจริงตามตารางด้านบน จะได้ตัวเลขพยากรณ์คร่าว ๆ ดังนี้ ซึ่งฝ่ายบัญชีเอาไปกระจายลงตารางกระแสเงินสดรายสัปดาห์ต่อได้ทันที:

ปรับน้ำหนักใหม่ทุกสัปดาห์ อย่าตั้งค่าแล้วปล่อยผ่าน

โมเดลนี้ไม่ใช่สูตรตายตัวที่ตั้งครั้งเดียวแล้วใช้ได้ตลอดไป อัตราปิดจริงเปลี่ยนได้ตามฤดูกาล ตามแคมเปญโปรโมชัน หรือตามคุณภาพแอดมินที่ตอบแชท ขั้นตอนที่ควรทำต่อเนื่องคือ:

1. ทุกสิ้นสัปดาห์ ดึงจำนวนดีลจริงที่ปิดในแต่ละสเตจ เทียบกับที่พยากรณ์ไว้ ถ้าคลาดเคลื่อนเกิน 20% ต่อเนื่องสองสัปดาห์ ให้ปรับอัตราปิดในโมเดลใหม่
2. แยกอัตราปิดตามช่องทางแอดด้วย ถ้าเป็นไปได้ เพราะดีลที่มาจากคำค้นหาสายซื้อมักปิดง่ายกว่าดีลจากแอดกว้าง ๆ การรวมทุกช่องทางเข้าด้วยกันจะทำให้ตัวเลขเพี้ยน
3. เมื่อได้ตัวเลขพยากรณ์รายสัปดาห์แล้ว ให้เอาไปต่อกับโมเดลช่วงเวลาที่เงินจริงจะเข้าบัญชี เพราะดีลที่ ‘ปิด’ กับเงินที่ ‘เข้าบัญชี’ มักมีช่วงห่างกันอีกหลายวัน

สรุป

เงินสดที่จะเข้าบัญชีในอีกไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้า ไม่ได้ลอยมาจากอากาศ มันซ่อนอยู่ในแชทที่ทีมขายกำลังคุยอยู่ตอนนี้ทั้งนั้น สิ่งที่ฝ่ายบัญชีต้องทำคือเปลี่ยนมุมมองจากการรอดูยอดขายที่ปิดแล้ว มาเป็นการอ่านสัญญาณจากดีลที่ยังไม่ปิด

โมเดลถ่วงน้ำหนักตามสเตจไม่ได้ให้ตัวเลขที่แม่นร้อยเปอร์เซ็นต์ แต่ให้ทิศทางที่ดีพอสำหรับตัดสินใจว่าจะจ่ายอะไรก่อนหลัง และเมื่อใช้ไปสักสองสามเดือน คุณจะเริ่มเห็นแพตเทิร์นของธุรกิจตัวเองชัดขึ้นเรื่อย ๆ

• อย่าพยากรณ์เงินสดจากยอดขายที่ปิดแล้วอย่างเดียว ดูดีลที่ยังคุยค้างในแชทด้วย
• ถ่วงน้ำหนักตามสเตจดีล ไม่ใช่นับทุกดีลเท่ากัน
• ปรับอัตราปิดในโมเดลใหม่ทุกสัปดาห์ตามข้อมูลจริง

คำถามที่พบบ่อย