เอกสารประมูลพร้อมช้าไปสองชั่วโมง เสียงานให้คู่แข่ง: บทเรียนจากดีลเลอร์ที่แพ้ทั้งที่ราคาดีกว่า

สมมติบริษัท 'ไทยเครื่องกลพัฒนา' (ชื่อสมมติเพื่อยกตัวอย่าง) เป็นดีลเลอร์เครื่องจักรกลหนักที่ยื่นซองประมูลให้หน่วยงานและบริษัทเอกชนเป็นประจำ ครั้งหนึ่งพวกเขาเสนอราคารถตักล้อยางรุ่นหนึ่งต่ำกว่าคู่แข่งราวแสนกว่าบาท แต่กลับแพ้ประมูลไป เหตุผลที่ทราบภายหลังคือเอกสารรับรองมาตรฐานที่ผู้ซื้อขอเพิ่มเติมส่งถึงล่าช้ากว่ากำหนดไปประมาณสองชั่วโมง

เรื่องแบบนี้ฟังดูเล็กน้อยแต่เกิดขึ้นบ่อยกว่าที่คิดในวงการประมูลเครื่องจักรกลหนัก เพราะกระบวนการยื่นซองมักต้องรวบรวมเอกสารจากหลายฝ่าย ทั้งฝ่ายขาย ฝ่ายเทคนิค ฝ่ายบัญชี และบางครั้งต้องขอเพิ่มจากซัพพลายเออร์ต่างประเทศ ถ้าทีมไม่มีที่เดียวที่เห็นเดดไลน์และสถานะงานของแต่ละคนตรงกัน โอกาสส่งช้าก็มีสูง

บทความนี้เล่าว่าหลังจากแพ้ดีลนั้น ทีมขายของบริษัทนี้ปรับกระบวนการอย่างไรผ่านห้องแชท LINE จนอัตราการส่งเอกสารทันเดดไลน์ดีขึ้นชัดเจน

สองชั่วโมงที่แพงกว่าแสนบาท

วันที่รู้ผลประมูล ฝ่ายขายของ 'ไทยเครื่องกลพัฒนา' งงมากว่าทำไมราคาที่ต่ำกว่าคู่แข่งถึงไม่ชนะ พอสอบถามกลับไปยังผู้จัดซื้อจึงทราบว่าเอกสารใบรับรองมาตรฐานความปลอดภัยที่ขอเพิ่มเติมนอกเหนือจากซองประมูลหลัก ถูกส่งเข้ามาหลังเวลาปิดรับที่กำหนดไว้ไม่ถึงสองชั่วโมง ทำให้ซองถูกตัดสิทธิ์ไปโดยอัตโนมัติตามระเบียบ

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ไม่มีเอกสารนั้น บริษัทมีอยู่แล้วในมือ แต่ปัญหาคือไม่มีใครในทีมรู้ว่าใครเป็นคนถือไฟล์นั้นอยู่ กว่าจะตามหาคนที่เก็บไฟล์ล่าสุดเจอ เวลาที่เหลือก็ไม่พอส่งทันแล้ว

ย้ายกระบวนการรวบรวมเอกสารมาไว้ในห้องแชทเดียว

หลังจากเหตุการณ์นั้น ทีมขายตั้งกติกาใหม่ว่าทุกโครงการประมูลต้องมีห้องแชท LINE เฉพาะของโครงการนั้น มีตัวแทนจากฝ่ายขาย ฝ่ายเทคนิค และฝ่ายบัญชีอยู่ในห้องเดียวกันตั้งแต่วันแรกที่รับทราบว่าจะเข้าประมูล

1. วันแรกที่ตัดสินใจเข้าประมูล ให้หัวหน้าโครงการโพสต์รายการเอกสารที่ต้องใช้ทั้งหมดพร้อมเดดไลน์ของแต่ละรายการในห้องแชท ไม่ใช่แค่เดดไลน์รวมของการยื่นซอง
2. มอบหมายให้แต่ละฝ่ายตอบกลับในห้องทันทีว่ารับผิดชอบเอกสารรายการไหน เพื่อไม่ให้เกิดช่องว่างที่คิดว่า 'อีกฝ่ายคงทำแล้ว'
3. เมื่อเอกสารแต่ละชิ้นพร้อม ให้ส่งไฟล์เข้าห้องแชททันทีพร้อมพิมพ์คำว่า 'พร้อมแล้ว' เพื่อให้ทุกคนเห็นความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ ไม่ต้องถามซ้ำ
4. ก่อนเดดไลน์ 24 ชั่วโมง ให้หัวหน้าโครงการไล่เช็กรายการในห้องแชทอีกรอบว่าครบหรือยัง รายการไหนยังไม่มีใครยืนยันให้ตามด่วนทันที

ผลพลอยได้ที่ไม่คาดคิด: ตอบคำถามเพิ่มเติมจากผู้ซื้อได้เร็วขึ้นด้วย

นอกจากช่วยเรื่องเดดไลน์เอกสารแล้ว ทีมพบว่าเมื่อผู้ซื้อโทรมาถามคำถามเพิ่มเติมกะทันหันระหว่างขั้นตอนพิจารณา การมีห้องแชทที่รวมทุกฝ่ายไว้แล้วทำให้ตอบคำถามเชิงเทคนิคได้เร็วขึ้นมาก เพราะไม่ต้องโทรตามฝ่ายเทคนิคทีละคน แค่พิมพ์ถามในห้องแล้วรอคำตอบจากคนที่รู้เรื่องนั้นโดยตรง

ความเร็วในการตอบคำถามเพิ่มเติมนี้ ผู้จัดซื้อหลายรายมองว่าเป็นสัญญาณของความเป็นมืออาชีพพอ ๆ กับตัวราคาที่เสนอไป เพราะสะท้อนว่าบริษัทมีระบบงานที่เป็นระเบียบ ไม่ใช่แค่ตัวเลขในซองที่ดูดี

ผลลัพธ์หลังปรับกระบวนการ

หลังใช้ระบบห้องแชทกลางต่อโครงการมาประมาณครึ่งปี ทีมขายรายงานว่าไม่มีกรณีส่งเอกสารเลยเดดไลน์อีกเลย และเวลาที่ใช้เตรียมเอกสารต่อโครงการลดลงเพราะไม่ต้องเสียเวลาตามหาไฟล์หรือถามซ้ำว่าใครทำอะไรไปแล้วบ้าง ตัวเลขอัตราชนะประมูลก็ขยับดีขึ้นด้วย แม้จะบอกไม่ได้ร้อยเปอร์เซ็นต์ว่ามาจากปัจจัยนี้อย่างเดียว

สรุป

ราคาที่ดีที่สุดไม่ได้การันตีว่าจะชนะประมูลเสมอไป ถ้ากระบวนการเตรียมเอกสารภายในทีมยังกระจัดกระจายจนพลาดเดดไลน์ที่ควบคุมได้เอง

การรวมทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องไว้ในห้องแชท LINE เดียวต่อโครงการ พร้อมเดดไลน์และสถานะที่ทุกคนเห็นตรงกัน เป็นวิธีง่าย ๆ ที่ช่วยลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดที่ไม่ควรเกิดขึ้นเลย

• การแพ้ประมูลไม่ได้เกิดจากราคาเสมอไป บางครั้งเกิดจากเอกสารส่งไม่ทันเดดไลน์
• ตั้งห้องแชท LINE เฉพาะโครงการ รวมทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องพร้อมเดดไลน์รายชิ้น
• ความเร็วในการตอบคำถามเพิ่มเติมจากผู้ซื้อก็เป็นสัญญาณความเป็นมืออาชีพเช่นกัน

คำถามที่พบบ่อย