คนที่รู้ว่าพิกเซลไหนผูกกับแคมเปญไหนลาออกไป ความรู้เรื่องวัดผลส่งต่อยากกว่าสคริปต์ขายเยอะ

เอเจนซี่การตลาดขนาดเล็กแห่งหนึ่งมีพนักงานคนหนึ่งที่รับผิดชอบเรื่องการวัดผลมาตั้งแต่ต้น เป็นคนตั้งชื่อ UTM ให้แต่ละแคมเปญ เป็นคนผูกพิกเซลเข้ากับบัญชีโฆษณาแต่ละเจ้า และเป็นคนเดียวที่รู้ว่าทำไมบางแคมเปญถึงตั้งชื่อแปลก ๆ ที่ดูไม่มีแบบแผนชัดเจนสำหรับคนนอก วันหนึ่งพนักงานคนนี้ลาออกไปทำงานที่ใหม่โดยแจ้งล่วงหน้าเพียงสองสัปดาห์

ปัญหาที่ตามมาไม่ใช่แค่ไม่มีใครตั้งค่าพิกเซลใหม่เป็น แต่คือไม่มีใครในทีมเข้าใจโครงสร้างข้อมูลเก่าทั้งหมดที่มีอยู่แล้ว รายงานเปรียบเทียบผลปีต่อปีที่เคยทำได้ กลายเป็นทำไม่ได้อีกต่อไป เพราะไม่มีใครรู้ว่า UTM ชุดเก่าแต่ละอันหมายถึงแคมเปญไหนกันแน่ ทั้งที่ข้อมูลดิบยังอยู่ครบทุกแถว

บทความนี้จะพูดถึงว่าทำไมความรู้เรื่องโครงสร้างการวัดผลถึงเป็นความเสี่ยงคนละแบบกับความรู้เรื่องการขายหน้าแชท และควรวางระบบส่งต่ออะไรไว้ล่วงหน้าเพื่อไม่ให้ข้อมูลย้อนหลังกลายเป็นขยะที่อ่านไม่ออกเมื่อคนคนนั้นจากไป

ทำไมความรู้เรื่องการวัดผลถึงต่างจากความรู้เรื่องการขาย

ความรู้เรื่องสคริปต์ขายหรือการตอบแชท แม้จะสูญเสียไปตอนแอดมินลาออกก็ยังพอฝึกคนใหม่ให้ทำได้ในระดับหนึ่งภายในไม่กี่สัปดาห์ เพราะเป็นทักษะที่สังเกตและเลียนแบบได้จากตัวอย่างการสนทนาที่มีอยู่ แต่ความรู้เรื่องโครงสร้างการวัดผล เช่น กฎการตั้งชื่อ UTM เหตุผลที่แบ่งพิกเซลเป็นหลายตัว หรือทำไมบางแคมเปญไม่ได้ผูกกับระบบ Conversion บางส่วน มักไม่มีการบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษรเลย เพราะเป็นงานที่ทำครั้งเดียวตอนตั้งระบบแล้วไม่มีใครแตะอีก

เมื่อคนที่ถือความรู้นี้จากไป สิ่งที่เหลืออยู่คือข้อมูลดิบจำนวนมากที่ ‘มีอยู่’ แต่ ‘อ่านไม่ออก’ เพราะไม่มีใครรู้บริบทว่าทำไมมันถูกจัดเก็บแบบนั้น ต่างจากการสูญเสียแอดมินที่รู้สคริปต์การตอบตรงที่ปัญหานี้กระทบย้อนหลังไปถึงข้อมูลเก่าทั้งหมด ไม่ใช่แค่กระทบงานที่จะเกิดขึ้นใหม่

สิ่งที่ต้องบันทึกไว้ก่อนคนดูแลระบบวัดผลจะจากไป

• กฎการตั้งชื่อ UTM และ Naming Convention ที่ใช้ทั้งหมด พร้อมตัวอย่างว่าแต่ละส่วนของชื่อหมายถึงอะไร
• แผนผังว่าพิกเซลตัวไหนผูกกับบัญชีโฆษณาเจ้าไหน และเหตุผลที่แยกหรือรวมพิกเซลในแบบที่เป็นอยู่
• รายชื่อแคมเปญที่ ‘จงใจ’ ไม่ผูกกับระบบวัดผลบางส่วน พร้อมเหตุผล เพื่อไม่ให้คนใหม่เข้าใจผิดว่าเป็นความผิดพลาดแล้วพยายามแก้ไขโดยไม่จำเป็น
• ที่อยู่และสิทธิ์เข้าถึงเครื่องมือวัดผลทั้งหมดที่ใช้อยู่ รวมถึงเครื่องมือที่อาจไม่มีคนอื่นในทีมรู้จักว่ามีอยู่ด้วยซ้ำ

ใช้ช่วงเวลาก่อนวันสุดท้ายทำ ‘ตรวจสอบร่วม’ ไม่ใช่แค่รับเอกสาร

1. นัดเวลาให้คนที่กำลังจะลาออกอธิบายโครงสร้างข้อมูลย้อนหลังให้คนในทีมฟังสด ๆ ไม่ใช่แค่ส่งเอกสารให้อ่านเอง เพราะการถามโต้ตอบสดช่วยจับจุดที่เอกสารเขียนไม่ครบได้ดีกว่า
2. ลองให้คนใหม่ทดลองดึงรายงานจริงจากข้อมูลเก่าโดยมีคนเดิมนั่งดูอยู่ด้วย เพื่อทดสอบว่าเข้าใจโครงสร้างจริงหรือแค่จำขั้นตอนได้ผิวเผิน
3. บันทึกการอธิบายเป็นวิดีโอหรือเสียงไว้ด้วย เผื่อมีคำถามเพิ่มเติมภายหลังที่เอกสารลายลักษณ์อักษรตอบไม่ครบ

ถ้าคนคนนั้นออกไปแล้วโดยไม่มีการส่งต่อเลย ควรทำยังไง

ต้องยอมรับว่าข้อมูลย้อนหลังบางส่วนอาจตีความไม่ได้แม่นยำร้อยเปอร์เซ็นต์อีกต่อไป สิ่งที่ทำได้คือเริ่มสร้างมาตรฐานใหม่ตั้งแต่วันนี้ให้ชัดเจนกว่าเดิม พร้อมพยายามไล่เดาความหมายของข้อมูลเก่าจากรูปแบบที่ยังพอสังเกตได้ เช่นดูว่าชื่อ UTM ที่คล้ายกันมักใช้ในช่วงเวลาไหน แล้วเทียบกับปฏิทินแคมเปญที่เคยมี

สิ่งสำคัญคือไม่ควรเสียเวลาพยายามกู้คืนความแม่นยำร้อยเปอร์เซ็นต์ของข้อมูลเก่า แต่ควรใช้พลังงานไปกับการวางระบบใหม่ที่มีเอกสารกำกับชัดเจน เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาเดิมซ้ำอีกในอนาคต

สรุป

การสูญเสียคนที่เข้าใจโครงสร้างการวัดผล อันตรายกว่าที่คิด เพราะไม่ได้กระทบแค่งานวันข้างหน้า แต่กระทบไปถึงความสามารถในการตีความข้อมูลย้อนหลังทั้งหมดที่ธุรกิจเคยสะสมมา

การป้องกันที่ดีที่สุดคือบันทึกกฎและเหตุผลเบื้องหลังโครงสร้างข้อมูลไว้เป็นลายลักษณ์อักษรตั้งแต่วันที่ยังไม่มีใครคิดจะลาออก เพราะวันที่นึกขึ้นได้มักสายเกินไปแล้วเสมอ

• ความรู้เรื่องโครงสร้างการวัดผลกระทบข้อมูลย้อนหลังทั้งหมด ต่างจากความรู้เรื่องสคริปต์ขายที่กระทบแค่งานใหม่
• บันทึกกฎการตั้งชื่อ UTM แผนผังพิกเซล และเหตุผลเบื้องหลังไว้เป็นลายลักษณ์อักษรตั้งแต่เนิ่น ๆ
• ใช้ช่วงก่อนวันสุดท้ายทำการตรวจสอบร่วมกับคนใหม่ ไม่ใช่แค่ส่งเอกสารให้อ่านเอง

คำถามที่พบบ่อย